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郵件歸檔，是主要解決郵件在完成發(fā)送后的存儲、檢索、保密性及法律效力的問題而被提出的，根據(jù)企業(yè)用戶需求，對全域用戶收發(fā)郵件進行在線文檔、長期保留并允許實時搜索與訪問，實現(xiàn)歷史郵件可追溯可查詢。
隨著企業(yè)信息化加速，企業(yè)信息管理成為企業(yè)運營與發(fā)展關注的問題，在近幾年企業(yè)郵箱市場行業(yè)發(fā)展中，郵件歸檔隨著企業(yè)通信信息存儲管理和法律要求下，逐漸成為郵件通信中重點關注熱點之一。
郵件歸檔，滿足信息管理和法律規(guī)范，大勢所趨
2008年6月28日，國家財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，自2009年7月1日起在上市公司范圍內施行，鼓勵非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。規(guī)范要求：企業(yè)應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業(yè)應當加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網(wǎng)絡安全等方面的控制，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行（摘自《規(guī)范》第四十一條）。
隨著各國政府一系列法規(guī)的出臺，對企業(yè)的電子郵件歸檔做出了明確規(guī)定。這意味著企業(yè)必須很好地管理和保留企業(yè)所有的電子郵件，以應對未來的電子郵件查詢需求，不然很可能給企業(yè)帶來風險。
同時，隨著IT系統(tǒng)成為提升企業(yè)運營管理效率及核心競爭力的重要推動力之一，郵件通信作為企業(yè)日常溝通的基礎工具，勢必需要滿足企業(yè)業(yè)務發(fā)展和效率的提升。如何通過企業(yè)郵件的歸檔應用，減少企業(yè)郵件存儲成本，快速實現(xiàn)郵件的備份和檢索查詢，合理利用企業(yè)郵件資源及價值，是大多數(shù)企業(yè)，特別是對于信息安全性較高或者中大型規(guī)模企業(yè)需要重點關注的問題。因此，企業(yè)郵箱歸檔，勢在必行。
263企業(yè)郵箱歸檔，貼近用戶需求，方便易管理
263企業(yè)郵箱歸檔推出，是結合用戶需求出發(fā)的，郵件歸檔的功能設置和操作，也是基于前期的客戶應用調研積累進行研發(fā)的，因此在功能使用和應用操作上，更方便、安全、快速易管理。
263企業(yè)郵箱歸檔功能設計主要從數(shù)據(jù)安全、實時歸檔、郵件檢索三個方面重點展開。
在數(shù)據(jù)安全方面，針對企業(yè)郵箱管理員設置雙重密碼保護功能，通過密碼器生成的“動態(tài)密碼”及權限管理，最大限度保證帳戶安全，并且針對備份存儲的企業(yè)郵件進行嚴格管理，郵件數(shù)據(jù)存儲通過法律協(xié)議進行保障，不經(jīng)企業(yè)允許，無法在歸檔系統(tǒng)中直接刪除。
在郵件歸檔功能上，通過雙服務器的運行，使得歸檔服務器與郵件服務器獨立運行，從而保證郵件歸檔的快速管理，而不受郵件收發(fā)的影響。
在郵件檢索方面，則根據(jù)檢索條件的不同進行不同的技術參數(shù)調用，從而保證檢索操作的快速方便和檢索信息的快速生成。
選擇263企業(yè)郵箱歸檔，相對自建郵箱而言，在郵件技術和管理方面會更具專業(yè)性，通過專業(yè)服務的提供對于郵件的安全、使用性能等有較好的保障，在郵件存儲實現(xiàn)時，不需要企業(yè)再進行任何成本的付出，只需要通過支付一定服務費用，就可以獲得專業(yè)的郵件存儲和備份，大大節(jié)省了企業(yè)進行郵件存儲進行的設備采購、運營、管理和維護的周期和成本。
同時，在技術故障突發(fā)時，只需要根據(jù)服務承諾進行監(jiān)督管理即可，也不需要花費人力進行故障排查和解決，一定程度提高了郵件存儲和管理效率，憑借自身的資質和專業(yè)性保障，從而維持了郵件存儲備份的客觀、公開、公正，使得企業(yè)的郵件信息管理因此更具法律價值和效力。