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伴隨著郵件的日常應(yīng)用，所產(chǎn)生的郵件數(shù)據(jù)量日趨增多，如何將海量的郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行長期保存、實時調(diào)閱、快速恢復(fù)以及遵從相關(guān)法規(guī)等問題已經(jīng)成為擺在郵件管理員面前的幾大難題。在這些問題的促使下，郵件歸檔已經(jīng)成為主流。
我們知道郵件是作為公司重要的通訊手段之一，郵件歸檔與其他的即時通訊工具最大的區(qū)別是它可以當(dāng)做法律證據(jù)使用的。公司有必要知道員工對外或?qū)?nèi)進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)的情況，尤其是一些對信息敏感的公司更是尤為重要。
當(dāng)我們對公司的郵件進(jìn)行歸檔操作后，保證了已經(jīng)保存下的郵件都是最原始的，而且在歸檔服務(wù)器上郵件是無法進(jìn)行刪除和改動的。只有管理員可以在知道登錄名和密碼的情況下才可進(jìn)行查詢和恢復(fù)，以保證對公司機密外泄的時候可以進(jìn)行及時的查詢和處理。
企業(yè)做好郵件歸檔三大必要性
法規(guī)必要性：個人資料保護法規(guī)定，要求企業(yè)必須保存7年的郵件，尤其是遇到泄密稽核或訴訟時可以做為佐證數(shù)據(jù)。
稽核必要性：允許企業(yè)稽核人員或部門相關(guān)主管有彈性管理權(quán)限，可以快速查詢所需郵件信息，并且相關(guān)的動作都有LOG紀(jì)錄備存以保障企業(yè)郵件使用安全。
交接必要性：目前云端服務(wù)業(yè)者都是以使用者賬號數(shù)計價，如果離職人員故意刪除以往的信件，會造成接手人員訊息落差。
我使用云端郵件服務(wù)，云端服務(wù)商都會幫我備份，為何我還要自己備份呢？
目前多數(shù)云端服務(wù)商都具有「異地備援」的優(yōu)勢，會在不同的服務(wù)器主機間進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，可以避免當(dāng)其中一臺服務(wù)器損壞時，有數(shù)據(jù)遺失的風(fēng)險。而這服務(wù)對企業(yè)郵件保存提高更安全性的維護。
但是對于企業(yè)客戶端來說，自行備份的有2必要性。
1.完整保存公司歷史郵件，當(dāng)有稽核或爭議問題發(fā)生時，可快速調(diào)閱。
2.雖然云端服務(wù)商提供異地備援的服務(wù)，但是計價費用比較高，成本往往超出企業(yè)想象，且郵件資料保存在別人家里(云端)，總是沒有像放在自己家里這么安心。
郵件歸檔，獨特的工作模式，全新的收集技術(shù)，實時地對郵件數(shù)據(jù)流進(jìn)行復(fù)制和記錄，郵件數(shù)據(jù)同步收集歸檔，郵件收發(fā)完畢，同時也歸檔完畢，真正實現(xiàn)所有郵件（包括本域內(nèi)部互通郵件）的全歸檔。無歸檔“時間差”問題，杜絕了可能出現(xiàn)的信息丟失、原始數(shù)據(jù)被變更篡改、惡意刪除等風(fēng)險，確保無郵件數(shù)據(jù)缺失。也真正地解決電子舉證時證據(jù)資料的完整性和通信過程的可追溯性。
郵件歸檔是一個即插即用型的軟硬合一的郵件歸檔解決方案，安裝簡單、管理方便，能幫助企業(yè)建立符合政府法規(guī)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的郵件存儲和歸檔方案。
郵件歸檔系統(tǒng)最終的目的是滿足企業(yè)在郵件歸檔方面的應(yīng)用，主要的郵件歸檔應(yīng)用需求主要包括郵件內(nèi)容審計、郵箱存儲優(yōu)化、郵箱備份冗余以及用戶自動歸檔。